Manajemen Kantor Hukum, Apa Tugas Paralegal?

 

Paralegal didefinisikan sebagai seseorang yang telah memenuhi syarat berdasarkan latar belakang pendidikan, pelatihan atau pengalaman kerja. Yang dimana pernah bekerja dalam scope legal industry, law office atau perusahaan, lembaga pemerintah atau entitas lain. Yang melakukan pekerjaan hukum substantif serta tugasnya didelegasikan secara khusus.

Maka dari itu, dimanapun seorang paralegal bekerja. Seorang paralegal wajib memiliki pemahaman manajemen dan hukum yang mendasar dan subtansial. Untuk memastikan industri tempat mereka bekerja, beroperasi secara efektif dan efisien.

Saat ini, Paralegal adalah bagian yang sangat diperlukan dalam memberikan dukungan pada law office management dan Pengacara. Paralegal dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja khususnya dalam pengelolaan kegiatan operasional.

Apa saja peran dan pekerjaan Paralegal pada lingkup Law Office Management, Diantaranya adalah :

Dalam Bidang Sumber Daya Manusia atau HRD

·         Melakukan perekrutan serta memberikan orientasi untuk karyawan baru. Yang dimana termasuk dalam lingkup pekerjaan manajemen sumber daya manusia dalam law office.

·         Menentukan hal-hal yang termasuk dalam tindakan interdispliner dalam manajemen

·         Menyusun laporan status kinerja karyawan secara berkala khususnya team kerja

Dalam Bidang Keuangan atau Finance dan Accounting

·         Menyusun estimasi nilai project berkaitan penanganan perkara hukum Klien. Sebagai acuan perhitungan beban kerja (work load) dan jam kerja (time spent)

·         Menyusun laporan billable hours dan unbillable hours untuk kebutuhan penagihan ke Klien

·         Memastikan setiap penagihan ke Klien sesuai dengan norma dan etika penagihan yang wajar. Dengan memperhitungkan besarnya nilai jam kerja (time spent) yang termasuk pada komponen billable hours. Sehingga dapat membantu membangun kepercayaan dan komunikasi yang baik dengan Klien

Dalam Bidang Electronic Data Processing atau Pengelolaan Data dan Dokumen

·         Memperhatikan penggunaan data baik dokumen dan informasi terkait pekerjaan yang berkaitan dengan Klien untuk digunakan selayaknya sesuai kebutuhan

·         Mengatur penyebaran dokumen agar tidak dilakukan secara berlebihan (efisiensi)

·         Mengatur pengendalian dokumen agar tidak hilang dan terhindar dari kerusakan

·         Mengatur penamaan dokumen, penyimpanan, dan pengaturannya dalam ordner (filing system)

·         Menetapkan metode penyimpanan dokumen terbaik yang dinilai dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitasnya (softcopy atau hardcopy)

Dalam Bidang Organisasi atau Pengaturan Pembagian Tugas dan Pekerjaan

·         Mengatur agenda kerja khususnya yang berkaitan dengan Klien. Pengaturan rapat, pengaturan agenda rapat, dan pengaturan pembagian tugas antara team kerja dengan berkomunikasi bersama Partner ataupun Senior Lawyer

·         Menggunakan dan mengoperasikan email, telepon, media chatting atau perangkat lainnya sebagai media komunikasi paling efektif

·         Melakukan pemesanan persediaan alat-alat kebutuhan kantor serta pemeliharaan terhadapnya agar dapat selalu tersedia saat dibutuhkan dalam operasional kantor.

Dalam Bidang Marketing

·         Melakukan research terhadap topic-topic penting dan update atas informasi baru yang dapat digunakan sebagai sumber informasi dalam menyusun content marketing.

·         Menyusun media plan terarah yang dapat dijadikan sebagai sumber informasi bagi Klien. Sehingga menambah added value atas jasa hukum yang diberikan kepada Klien.

·         Membuat artikel, content social media, dan design yang baik untuk diposting pada media-media di internet. Yang memiliki relevansi dalam meningkatkan traffic atas jasa hukum yang diberikan oleh law office.

·         Merespon setiap pertanyaan yang datang dari Calon Klien yang berpeluang menjadi Klien yang berpotensi menambah income pada law office.

Beberapa Paralegal juga dapat melakukan tugas substanstif dan administratif sesuai dengan kebutuhan dari kantor. Khususnya untuk law office yang tergolong kecil. Namun, karena paralegal biasanya memperoleh load pekerjaan yang lebih tinggi daripada legal secretary, banyak kantor memberikan waktu bagi paralegal mereka untuk tugas-tugas yang lebih khusus. Dimana agar mereka dapat melakukan tugas-tugas khusus tersebut. Manajemen law office membutuhkan paralegal yang berpengalaman yang dinilai mampu melaksanakan tugas-tugas khusus yang dipercayakan kepadanya.

Sumber : jasaparalegal.co.id